बीपीएमएन (व्यावसायिक प्रक्रिया मॉडल और नोटेशन) कार्य समूह बीपीएमएन मानक के निरंतर रखरखाव और विकास के लिए जिम्मेदार है। इस समूह का एक महत्वपूर्ण कार्य प्रस्तावित परिवर्तनों पर मतदान करना है, स्पष्टीकरणों, और नए फीचरों के लिए। कार्य समूह के सदस्यों के वैश्विक वितरण और प्रस्तावों की जटिलता के कारण, मतदान प्रक्रिया एकल, समकालीन बैठक में आयोजित नहीं की जा सकती है।
ऐतिहासिक रूप से, समूह एक अनियमित ईमेल मतदान प्रक्रिया पर निर्भर रहा। हालांकि, इस प्रक्रिया को कई महत्वपूर्ण समस्याओं का सामना करना पड़ा:
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कम भागीदारी: अक्सर, एक बहुमत प्राप्त नहीं हुआ क्योंकि सदस्य ईमेल मतदान के लिए बुलाए गए या चर्चा में भाग नहीं ले पाए।
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सहमति की कमी: जटिल मुद्दों को पहले चरण में स्पष्ट बहुमत प्राप्त करने में अक्सर विफलता हुई, जिसके कारण ईमेल धाराएं लंबी चलीं और चक्कर में फंस गईं।
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प्रक्रिया रुकावट: जब सहमति या भागीदारी विफल हो जाती थी, प्रक्रिया कभी-कभी रुक जाती थी, चर्चा को फिर से शुरू करने या रीसेट करने के लिए कार्य समूह के अध्यक्ष द्वारा हस्तक्षेप की आवश्यकता होती थी।
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अस्पष्टता: कम भागीदारी के बारे में किसी को चेतावनी दी गई या किसी विशेष निर्णय के अंततः क्यों लिया गया, इसका स्पष्ट लेखा-जोखा नहीं था।
इन चुनौतियों को दूर करने के लिए, कार्य समूह ने बीपीएमएन 2 का उपयोग करके अपनी ईमेल मतदान प्रक्रिया को औपचारिक और मानकीकृत बनाने का निर्णय लिया।0. लक्ष्य एक लचीला, पारदर्शी, और कुशल मॉडल बनाना था जो इन जटिल, बहुपक्षीय परिदृश्यों में बैठक की अध्यक्षता करने वाले के निरंतर हस्ताक्षरित निगरानी की आवश्यकता नहीं होती है।
BPMN समाधान
परिणामस्वरूप प्रक्रिया, आरेख (image_3.png), एक जटिल सहयोग मॉडल है जो स्पष्ट रूप से निम्नलिखित के बीच जिम्मेदारियों को अलग करता हैइश्यू सूची प्रबंधक (प्रक्रिया प्रबंधक) औरकार्य समूह सदस्य (मतदाता)। मॉडल को एक मुद्दे के पूरे जीवनचक्र को संभालने के लिए बनाया गया है, पहचान से अंतिम सहमति तक, विशिष्ट, स्वचालित सुरक्षा उपाय (लूप) सामान्य प्रक्रिया विफलताओं को संभालने के लिए।
विस्तृत प्रक्रिया विश्लेषण
प्रक्रिया एक स्टार्ट इवेंट द्वारा शुरू की जाती है: मुद्दे पहचाने गए। फिर प्रवाह चार मुख्य चरणों में संरचित किया जाता है, जो आरेख में संख्यांकित लूप के संगत हैं।
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चरण 1: चर्चा चक्र (उप-प्रक्रिया)
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भूमिका: इश्यू सूची प्रबंधक।
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गतिविधियाँ: प्रबंधक ईमेल थ्रेड के माध्यम से चर्चा शुरू करता है और कॉन्फ्रेंस कॉल आयोजित करता है। जटिल विषयों के लिए यह महत्वपूर्ण है जहां एक सरल ऊपर/नीचे मतदान पर्याप्त नहीं है।
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लूप तंत्र: इस उप-प्रक्रिया के अंत में, प्रबंधक कार्य “चर्चा प्रगति का मूल्यांकन (इश्यू सूची प्रबंधक)” करता है। इस कार्य ने चर को सेट किया
चर्चा समाप्त == सचयागलत. -
प्रतिरोधकता: यदि चर्चा अपूर्ण मानी जाती है या नए मुद्दे उठाए जाते हैं, प्रक्रिया “ईमेल चर्चा को नियंत्रित करना” गतिविधि के शुरुआती बिंदु पर वापस लौट जाती है। इससे यह सुनिश्चित होता है कि मुद्दा पर्याप्त विकसित न होने तक प्रक्रिया वोट की ओर जल्दी न बढ़े।
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चरण 2: भागीदारी चेतावनी लूप
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भूमिका: मुद्दों की सूची प्रबंधक और कार्य समूह के सदस्य।
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गतिविधियाँ: जब चर्चा समाप्त हो जाती है, प्रबंधक “वोट के लिए मुद्दों की घोषणा” कार्य करके वोट शुरू करता है।
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लूप तंत्र: प्रक्रिया सदस्यों के वोट करने का इंतजार करती है। महत्वपूर्ण चरण गेटवे “क्या पर्याप्त सदस्यों ने वोट किया?” है। (>= 86%)”. इसके लिए एक उच्च बहुमत (86%) की आवश्यकता होती है ताकि वैध परिणाम सुनिश्चित हो सके।
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प्रतिरोधकता (चेतावनी प्रणाली): यदि बहुमत पूरा नहीं होता है (“नहीं”), प्रक्रिया एक विशिष्ट अपवाद मार्ग का पालन करती है।
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वे सदस्य जिन्होंने वोट नहीं किया है, को “भागीदारी चेतावनी की समीक्षा” कार्य प्राप्त होता है।
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एक साथ, प्रबंधक के पूल में “भागीदारी चेतावनी की समीक्षा” कार्य को सक्रिय कर देता है, जिससे पारदर्शिता सुनिश्चित होती है।
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इस प्रवाह को “वोट के लिए मुद्दों की घोषणा” कार्य पर वापस लाया जाता है। महत्वपूर्ण बात यह है कि, इस लूप का होना सिर्फ एक बार. सदस्यों के पूल में एक “पुनर्दृश्य बंधन” कार्य दिखाई देता है, उसके बाद एक गेटवे है। इससे यह सुनिश्चित होता है कि यदि कोई सदस्य वोट नहीं करता है बाद मेंचेतावनी देने के बाद, तो उनका वोट अगले चक्र में एक निर्णयहीनता के रूप में दर्ज किया जाता है, चेतावनियों के अंतहीन चक्कर को रोकता है। यह चक्कर जिम्मेदारी के लिए बल देने के लिए एक महत्वपूर्ण विशेषता है।
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चरण 3: बहु-चक्कर वोटिंग लूप
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भूमिका: मुद्दों की सूची प्रबंधक और कार्य समूह के सदस्य।
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गतिविधियाँ: यदि एक बहुमत प्राप्त होता है, वोटों को एकत्र किया जाता है और “वोट एकत्र करने की उपप्रक्रिया” के भीतर गिने जाते हैं।
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लूप तंत्र: गिनती के बाद, गेटवे “बहुमत के बिना मुद्दे?” जांचता है कि क्या प्रस्तावों को आवश्यक समर्थन प्राप्त हुआ है। गेटवे “बहुमत के बिना मुद्दे?” जांचता है कि क्या प्रस्तावों को आवश्यक समर्थन प्राप्त हुआ है।
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लचीलापन (चयनों को बेहतर बनाना): यदि किसी मुद्दे में बहुमत नहीं है, तो प्रक्रिया एक सुधार चक्कर में प्रवेश करती है। प्रबंधक के पूल में कार्य “सुधारित विकल्पों का विश्लेषण” दिखाई देता है (अक्सर प्रारंभिक वोट के प्रतिक्रिया पर आधारित) और सदस्यों से कहा जाता है कि “संशोधित वोट जमा करें”। इससे समूह को विकल्पों को सीमित करने की अनुमति मिलती है (जैसेग। पांच विकल्पों से शीर्ष दो तक) और फिर से वोट देने की अनुमति देता है, बस मुद्दे को असफल होने के बजाय। इस लूप का डिज़ाइन जटिल पसंदीदा मुद्दों को पूरी चर्चा फिर से शुरू किए बिना हल करने के लिए किया गया है।
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चरण 4: चर्चा चक्कर को फिर से शुरू करना
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भूमिका: मुद्दों की सूची प्रबंधक।
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गतिविधियाँ: यह अटल विवादास्पद मुद्दों के लिए अंतिम अपवाद मार्ग है।
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लूप तंत्र: “बहु-राउंड मतदान लूप” समाप्त होने के बाद, गेटवे “दो मतदान चक्करों में असफल?”” जांचता है कि क्या मुद्दे को दो पूर्ण मतदान चक्करों के बाद सहमति प्राप्त नहीं हुई है।
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प्रतिरोधकता (पूर्ण रीसेट): यदि उत्तर “हाँ” है, प्रक्रिया प्रवाह को रीसेट किया जाता है, समाप्त नहीं किया जाता। एक संदेश प्रवाह इस गेटवे को “1.” की शुरुआत में वापस जोड़ता है। चर्चा चक्र” उप-प्रक्रिया। इससे समूह को ड्रॉइंग बोर्ड पर वापस जाने के लिए मजबूर किया जाता है, समस्या को फिर से परिभाषित करना, और ताजा संदर्भ के साथ चर्चा चरण को फिर से शुरू करना। इससे प्रक्रिया के “अनिर्णित” अवस्था में समाप्त होने से बचाया जाता है और स्पष्ट एक स्पष्ट, उच्च स्तर पर जाने के लिए दस्तावेजीकृत मार्ग प्रदान करता है।
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BPMN ईमेल मतदान प्रक्रिया की विस्तृत व्याख्या
प्रदान किए गए BPMN आरेख एक संरचित, सहयोगात्मक प्रवाह का प्रतिनिधित्व करता है जिसका उद्देश्य BPMN कार्य समूह के भीतर मुद्दों के समाधान करना है। मॉडल को दो मुख्य भागीदारों, या “पूल्स” के बीच सहयोग के रूप में परिभाषित किया गया है: दसमस्या सूची प्रबंधक और दकार्य समूह सदस्य.
प्रक्रिया प्रवाह चार अलग-अलग, जटिल लूपों द्वारा नियंत्रित होता है जो समूह के सहमति तक पहुंचने या भागीदारी के मुद्दों के प्रभावी ढंग से प्रबंधन करने सुनिश्चित करते हैं।
1. चर्चा चक्र आंतरिक लूप
प्रक्रिया “चर्चा चक्र” उप-प्रक्रिया के साथ शुरू होती है, जो नए मुद्दों के प्रबंधन के लिए मुख्य गतिविधि है।
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तंत्र: इस उप-प्रक्रिया के भीतर, समस्या सूची प्रबंधक “चर्चा प्रगति का मूल्यांकन” कार्य को क्रियान्वित करता है।
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तर्क: इस कार्य के द्वारा एक का अद्यतन किया जाता है
चर्चा समाप्तचरित्र को सच या गलत में सेट करें। -
लूप क्रिया: यदि चरित्र को गलत सेट किया गया है, तो उपप्रक्रिया एक लूप को ट्रिगर करती है, जिसके कारण ईमेल संवाद और सम्मेलन कॉल के पूरे चक्र को तब तक दोहराने की आवश्यकता होती है जब तक चर्चा को पूरा माना नहीं जाता।
2. भागीदारी चेतावनी लूप
यह लूप मतदान चरण के अंत में कम मतदान के खिलाफ एक सुरक्षा उपाय के रूप में कार्य करता है।
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तंत्र: प्रक्रिया एक निर्णय बिंदु तक पहुंचती है जहां प्रश्न पूछा जाता है, “क्या पर्याप्त सदस्यों ने मतदान किया?”. मंजूरी के लिए मतदान करने वाले सदस्यों के दो-तिहाई बहुमत की आवश्यकता होती है।
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लूप क्रिया: यदि उत्तर नहीं है, तो प्रणाली जांचती है कि क्या सदस्यों को पहले से ही चेतावनी मिल चुकी है। यदि नहीं, तो प्रक्रिया “मतदान के लिए मुद्दों की घोषणा” कार्य में वापस लौटती है ताकि एक चेतावनी के साथ दूसरा मतदान चक्र शुरू किया जा सके।
3. बहु-राउंड मतदान लूप
जब पहले मतदान में बहुमत तक नहीं पहुंचा जाता है, तो यह लूप सदस्यों के लिए उपलब्ध विकल्पों को बेहतर बनाने का तंत्र प्रदान करता है।
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तंत्र: यदि प्रारंभिक मतदान के बाद “बहुमत के बिना मुद्दे?” हैं, तो एक उपप्रक्रिया चलती है जो संभावित समाधानों को दो सबसे लोकप्रिय विकल्पों तक सीमित करती है।
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लूप क्रिया: फिर मतदाताओं से बेहतर विकल्पों के आधार पर उनके मत बदलने के लिए कहा जाता है, और प्रवाह “मत एकत्र करें” उपप्रक्रिया में वापस लौटता है ताकि दूसरा, अधिक लक्षित राउंड किया जा सके।
4. चर्चा चक्र को फिर से शुरू करना
यह अंतिम, अंतिम लूप है जब मतदान प्रक्रिया कई प्रयासों के बाद भी निर्णय नहीं ला पाती है।
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तंत्र: यदि बहु-राउंड मतदान लूप का उपयोग करने के बाद सफल सहमति नहीं बनी है, तो प्रक्रिया जांचती है कि क्या दो असफल मतदान चक्र हुए हैं।
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लूप क्रिया: समाप्त होने के बजाय, प्रक्रिया पूरी तरह से रीसेट होती है और प्रारंभिक “चर्चा चक्र” उपप्रक्रिया में वापस लौटती है ताकि चर्चा चरण को फिर से शुरू किया जा सके।
उपयोग किए गए मुख्य BPMN अवधारणाओं का सारांश
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सहयोग जलाशय: आरेख में निम्नलिखित के बीच जिम्मेदारियों को अलग किया गया हैमुद्दों की सूची प्रबंधक (जो प्रक्रिया को निर्देशित करता है) औरकार्य समूह सदस्य (जो चर्चा और मतदान में भाग लेते हैं)।
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समन्वय: मॉडल इन चार लूप्स का उपयोग समानांतर पथों के बीच गतिविधियों को समन्वयित करने के लिए करता है, जैसे कि समय सीमा, ईमेल संवाद और सम्मेलन कॉल, ताकि प्रबंधक को मुद्दे के स्थिति के बारे में स्पष्ट दृष्टि बनी रहे।
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प्रतिरोधकता: इन लूप्स के उपयोग से, प्रक्रिया ‘असामान्य’ व्यापार परिदृश्यों को संभालती है जहां सहमति प्राप्त करना मुश्किल हो सकता है या भागीदारी कम हो, जिससे प्रक्रिया अपूर्ण अवस्था में रुकने से बचती है।
निष्कर्ष
BPMN का उपयोग करके इस प्रक्रिया के औपचारिकीकरण ने BPMN कार्य समूह के संचालन को बदल दिया है। मॉडल, जिसमें स्पष्ट भूमिकाएं हैं, स्पष्ट संदेश प्रवाह, और चार अलग-अलग अपवाद लूप्स, वैश्विक सहयोग के लिए एक मजबूत ढांचा प्रदान करता है।
इन लूप्स को प्रक्रिया परिभाषा में सीधे एम्बेड करके, समूह ने प्राप्त किया:
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बढ़ी हुई भागीदारी: स्वचालित चेतावनी लूप सुनिश्चित करता है कि बहुमत की कमी बहुत कम होती है।
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उच्च गुणवत्ता वाले निर्णय: बहु-राउंड मतदान लूप जटिल, बहु-विकल्प वाले मुद्दों के समाधान की अनुमति देता है।
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कार्यक्षमता: प्रक्रिया अब रुकती नहीं है; या तो यह सहमति तक पहुंचती है या स्वचालित रूप से पिछले, अधिक उपयुक्त चरण (जैसे चर्चा) में वापस लौट जाती है।
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पारदर्शिता और लेखा परीक्षण योग्यता: प्रत्येक क्रिया, चेतावनी भेजने से लेकर चक्र को रीसेट करने तक, औपचारिक प्रक्रिया मॉडल का हिस्सा है, सभी निर्णयों के लिए स्पष्ट लेखा परीक्षण ट्रेल प्रदान करता है।
केस अध्ययन यह दिखाता है कि BPMN का उपयोग केवल संचालन वर्कफ्लो के मॉडलिंग के लिए नहीं किया जा सकता है, बल्कि जटिल, सहमति-आधारित सहयोग क्रियाकलापों के संरचना और नियंत्रण के लिए भी किया जा सकता है।